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五表体系的建立健全

发布日期:2024-06-05

1五表的建立

上海正村有着最成熟的培训计划,使得每位员工逐渐地习惯于使用七步法去处理任何问题。

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从上图可见,七步法的实施基础就是数据。在数据方面上海正村花费了大量时间和精力,经过长时间的磨合,根据每个数据集的不同用意制定出了五表的概念(工作表、记录表、统计表、分析表和台账),再将五表彻底融入到正村的两大体系之中(即正村制度和质量体系)进行有效管控。

1.1 记录

记录的及时、准确和清晰是通过PDA等辅助方式在现场实时无纸化记录,避免了字迹不工整导致的识别问题和数据采集的不高效;完整性是由编制岗位对业务的了解所设计的模版来体现。

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1.2 统计

需求人员根据自己的统计需求设计统计表模版,经由统计表负责人审批采纳后,数据管理员再根据模版分析数据逻辑建立统计表,便于需求人员直接查阅(以生产控制为例)。

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1.3 分析

在统计表的基础上延伸到分析表。相对于统计表,分析表的目的性很强,能直指要害,看出异常,找出真因。后续才能对症下药,对策落地。(以财务管理为例)

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以上三表基本已全面覆盖到公司层面的业务流程,剩下的二表(工作表和台账)主要是辅助提高员工的办公效率。

1.4 工作表

基本以计划为主的表单,如月度预测、年度预算、巡检计划和未清事务等以时间节点为要求的表单。事前计划往往能剔除很多碎片式或被动式的繁琐且重复性的作业。

以未清事务为例,让员工习惯性登记自己日常工作以外的有持续改善意义的工作内容,便于自查自纠,防止遗漏。

1.5 台账

用于快速查阅及检索基础信息的表单。

2五表的健全

长此以往,业务识别的越全面,五表也就越多。五表的健全刻不容缓,否则就会造成管理不善。

2.1 分工

两大体系的负责人各负责自己体系的三表(记录表、工作表和台账);财务经理负责两大体系的二表(统计表和分析表),把控KPI报表为大方向。

2.2 审核

两大体系的负责人根据过程清单先制定内审计划,在执行内审时需同时安排财务经理一起梳理和识别五表清单和其对应的授权清单。目的是通过对过程充分性、适宜性和符合性的充分识别及梳理,达到损有余而补不足。

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2.3 实施及管控

五表清单及对应的文件模板便于数据管理员进行系统化(ERP/OA);授权清单便于数据管理员进行用户权限配置(共享盘),以确保文件的安全性。

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2.4 频次

按审核计划执行每年覆盖一次,保证五表的健全。


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