明道云システム活用 ― 総務管理
発表日：2026-09-08
総務管理は企業の日常運営を支える重要な業務であり、後方支援、入退室管理、各種証明書・許可証、契約など複数業務の統括管理をカバーします。従来の管理方式はオフライン登録、紙帳票による記録、手作業での集計に依存するケースが多く、タイムリー性、網羅性、正確性、トレーサビリティの面で不具合が発生しやすくなっています。
当社が明道云ローコードプラットフォームを導入した際、総務管理向けカスタマイズアプリケーションを重点的に構築し、総務業務の情報化・フロー化を実現し、上記のようなトラブルを効果的に抑制しています。以下では明道云システムにおける総務管理の活用事例を紹介します。
1 食事管理
1.1 システム導入前
1.1.1 食事予約業務の負担
各部門に兼務の食事予約担当者を配置し、従業員一人ひとりから情報を聞き取って集計し総務部へ提出、総務部がさらに各食事の日別予約人数を取りまとめる必要がありました。
1.1.2 食事実績の消し込みが困難
客観的要因により食事に異常が生じた場合、従業員が部門管理者に口頭で報告し、その情報が総務部へ集約される運用となっていました。
1.1.3 集計作業の負担
口頭報告や手書き記録をもとに帳票を作成するため、データの歪みが発生し実態を反映できませんでした。
1.2 システム導入後
1.2.1 明確な業務フロー
メニュー公開 ― 従業員による食事予約 ― QR コードによる食事受付 ― 異常ケースの消し込み ― 自動集計
1.2.2 高精度なデータ
従業員ごとに固有コードと ID を付与し自主操作を可能とし、システム上で全行程のトレースが行えます。
1.2.3 効率的な集計
個別業務ニーズに応じ、システムが必要な記録表・集計表を自動生成し、正確かつ迅速に処理できます。
2 車両管理
2.1 システム導入前
2.1.1 記録業務が煩雑
車両利用申請書や各種記録をすべて手書きで作成し、紙帳票を回覧するため業務効率が低下していました。
2.1.2 情報管理が混乱
車検、保険、メンテナンスの記録の保管が煩雑で、紛失や期限切れが発生しやすい状況でした。
2.2 システム導入後
2.2.1 明確な業務フロー
車両利用申請 ― 総務部審査 ― 車両返却報告 ― 自動集計
2.2.2 正確な情報管理
車両情報を分類管理し、車検、保険、整備記録を個別に紐付けると同時にアラート機能を搭載し、タイムリーかつ適切に車両維持管理を実施できます。
3 寮管理
3.1 システム導入前
3.1.1 記録業務が煩雑
入寮・退寮帳票を手書きで記入し、紙帳票をやり取りするため業務効率が低い状態でした。
3.1.2 集計作業の負担
口頭情報や手書き記録をもとに帳票を作成するため、手間がかかる上にミスが発生しやすくなっていました。
3.2 システム導入後
3.2.1 迅速な業務フロー
QR コード登録 ― システムによる割当 ― 自動記録
3.2.2 効率的な集計
5 種類の基本帳票を基盤に、システムに組み込んだロジックにより自動計算を行い、効率性と正確性を両立しています。
4 契約管理
4.1 システム導入前
4.1.1 検索業務が困難
手作業で台帳を作成しており、分類ルールが曖昧、保管状況も乱雑で、資料検索に多大な時間を要していました。
4.1.2 管理体制の不備
貸出記録の登録遅れや記載漏れが発生し、トラブル発生時の追跡ができないケースがありました。
4.2 システム導入後
4.2.1 台帳の構築
社内文書管理規定に基づき階層的に分類整理し、システム台帳を構築することで簡単かつ高速に検索可能となります。
4.2.2 管理仕組みの整備
契約書貸出の管理プロセスを構築し、操作履歴をすべて残すことで、記録の欠落によるトラブル追跡不能の事態を回避します。
以上は総務管理の各業務における導入効果の一部です。従来の管理モデルにおける情報保管の難しさ、非効率な業務フロー、手作業による低生産性、データの入力ミスといった課題に対し、明道云システムを活用し総務業務の実際の運用ロジックに沿った実行可能なソリューションを構築し、顕著な改善効果を得ています。
今後は社会環境の変化および企業のリーン管理ニーズに合わせ、各業務モジュールのシステム運用を継続的に改善し、より網羅的・高精度・低コストな運用を目指します。効率的かつ規格化されたデジタル管理により、企業全体の安定稼働を支える強固な後方支援基盤を提供します。
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